Toute entreprise doit tenir des livres : la loi exige des registres qui justifient vos revenus, vos dépenses et vos taxes de vente, conservés pendant six ans. La vraie question, c'est qui les tient. Voici comment décider si vous avez besoin d'un teneur de livres, et à quoi vous attendre.
Ce que fait un teneur de livres
- Il inscrit chaque vente et chaque dépense dans votre logiciel comptable, dans la bonne catégorie.
- Il concilie vos comptes bancaires et vos cartes de crédit chaque mois, pour que les livres correspondent à la réalité.
- Il suit la TPS et la TVQ perçues et payées, et prépare vos déclarations de taxes.
- Il garde reçus et factures en ordre, pour que la fin d'année et toute vérification de l'ARC ou de Revenu Québec se passent bien.
- Il produit des rapports mensuels : vous connaissez votre profit et vos liquidités sans attendre la fin d'année.
Les signes que vous en avez besoin
- Vous faites vos livres en vitesse une fois par année, ou quelques jours avant une échéance de TPS/TVQ.
- Vous ne savez pas combien de profit vous avez fait le mois dernier.
- Les dépenses d'affaires et personnelles passent par le même compte.
- Vos reçus sont dans une boîte, dans la boîte à gants et dans vos courriels.
- Vous venez de vous inscrire à la TPS/TVQ, de vous incorporer ou d'embaucher votre premier employé.
- Votre comptable vous facture un supplément en fin d'année pour remettre les livres en ordre.
Faire soi-même ou engager un teneur de livres?
Tenir vos propres livres peut fonctionner si vous avez peu de transactions, aucun employé et le temps de faire vos conciliations chaque mois. Ça ne vaut plus la peine quand ça vous prend des soirées que vous préféreriez consacrer à vos clients, ou quand les erreurs commencent à coûter cher : dépenses oubliées, taxes de vente mal calculées, pénalités de retard.
Un bon compromis : un logiciel comme QuickBooks Online avec un teneur de livres qui révise et concilie le tout chaque mois. Vos transactions bancaires arrivent automatiquement, et vous gardez accès à vos chiffres en tout temps.
Teneur de livres, comptable ou CPA?
Le teneur de livres tient les registres au quotidien. Le comptable prépare aussi les états financiers et les déclarations de revenus, et conseille sur la fiscalité. Au Québec, la tenue de livres, la paie et la préparation des déclarations ne sont pas réservées aux CPA; certaines missions le sont, comme les missions de compilation, réalisées chez ABZ en partenariat avec un cabinet de CPA. Pour la plupart des petites entreprises, un seul cabinet pour les livres et la fin d'année est plus simple : rien ne se perd entre deux bureaux.
Combien ça coûte
La tenue de livres est habituellement facturée au mois, selon le volume de transactions. Chez ABZ Accounting, la tenue de livres commence à 175 $ par mois, et le forfait complet avec les taxes de vente et la fin d'année à 250 $ par mois. Voyez nos tarifs.
Pour commencer
- Ouvrez un compte bancaire et une carte de crédit distincts pour l'entreprise, si ce n'est pas déjà fait.
- Rassemblez vos relevés bancaires et vos reçus de ventes et de dépenses de l'année en cours.
- Demandez une soumission à prix fixe. Nous examinons votre volume et vous donnons un prix mensuel avant de commencer, rattrapage compris s'il y a lieu.